Na biurku stos papierów, kilkanaście zakładek pootwieranych na monitorze komputera, żadne z rozpoczętych zadań nawet w połowie nie jest zrealizowane, a dzień pracy ucieka w zastraszającym tempie… Znasz ten scenariusz? Czy wielozadaniowość to dobry sposób na radzenie sobie z nadmiarem obowiązków, czy przyczyna naszego zagubienia?

Wielozadaniowość – a co z nią jest nie tak?

Z angielskiego multitasking – polega na wykonywaniu kilku czynności równocześnie. Wielozadaniowość może przynosić pozytywne efekty tylko w sytuacji, gdy wszystkie wykonywane czynności nie wymagają zbyt dużej koncentracji. Jednak, gdy zadanie okazuje się bardziej złożone, trudniejsze lub wymaga poświęcenia mu większej uwagi lepiej nie ryzykować. Jeżeli nasza podzielność uwagi okaże się nie tak skuteczna jak myśleliśmy możemy narobić sobie tylko więcej problemów niż pożytku. Mail wysłany nie do tego klienta co trzeba, źle spisana umowa i tym podobne poważne błędy, raczej nie wywołują uśmiechu na twarzy przełożonych.

Tak naprawdę wykonywanie kilku czynności równolegle jest wyjątkową umiejętnością.. Wyobraźcie sobie, że piszecie maila, rozmawiacie przez telefon i równocześnie przeglądacie dokumenty. Ponoć w życiu nie ma rzeczy niemożliwych, ale ta jest niemal awykonalna. Rezultat będzie taki, że zadania wykonywać będziemy naprzemiennie, czasowo – w optymistycznej wersji – poradzimy sobie ze wszystkim w takim samym przedziale,  jak gdybyśmy wykonywali zadania kolejno. Jest to założenie optymistyczne, gdyż cała trudność polega na tym, że czynności wykonywane równocześnie mogą nam się mieszać i w końcu zatracimy się w szczegółach.

Na przeszkodzie stoi również taki czynnik jak skalowalność. W środowisku informatycznym termin ten oznacza zdolność systemu do utrzymania wydajności przy zwiększaniu obciążenia poprzez wzrost liczby elementów. W odniesieniu do wielozadaniowości ma się to tak, że im więcej problemów staramy się rozwiązań równocześnie tym większe pokłady energii musimy w to włożyć, żeby osiągnąć założony cel z oczekiwana skutecznością. Zadanie to niełatwe, a z pewnością męczące.

Wielozadaniowość to domena kobiet

Naukowo udowodnione jest, że kobietą zdecydowanie łatwiej przychodzi lawirowanie pomiędzy kilkoma zadaniami równocześnie. Fachowo nazywa się to efektem ewolucji. Potocznie zasługą odpowiedzialności za opiekę nad dziećmi i wieloma domowymi obowiązkami, które kobiety od wieków musiały ze sobą godzić.

Aby zweryfikować tę hipotezę naukowcy z Uniwersytetu w Glasgow przeprowadzili eksperyment:

•  Wydzielono dwie grupy 120 kobiet oraz tylu samo mężczyzn. W trakcie pracy na komputerach obydwie grupy przełączały się pomiędzy liczeniem, a rozpoznawaniem kształtów. Wyniki badania pokazały, że mężczyźni wykonywali zadanie znacznie wolniej od płci przeciwnej.
• Kolejnym etapem było zlecenie grupom kilku prostych zadań, ale na ich wykonanie mieli zaledwie kilka minut. Zadanie to sprawdzało ich umiejętność pracy pod presją czasu i organizacji w natłoku zadań. W tym wypadku również górą były kobiety, mężczyźni okazali się bardziej chaotyczni i nie zorganizowani.

Systematyczne i uporządkowane wypełnianie swoich obowiązków, nawet jeżeli w wolniejszym tempie, może nam się bardziej opłacać, niż walka na kilku frontach równocześnie. Na pierwszym miejscu stawiajmy sprawy do załatwienia na „już”. Lepiej minimalizować ryzyko problemów w życiu zawodowym do zera.